Ruta de aprendizaje módulo Gestión documental

Sigue este paso a paso y lograrás auto implementar el módulo e iniciar a llevar toda tu gestión documental en el software kawak®.

Actualización 03 de octubre de 2022                             Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

 

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A. Requisitos previos 

Antes de iniciar a parametrizar las opciones del módulo configura las siguientes opciones: 
Usuarios, Cargos, Permisos, Procesos, Normatividad, Centros de trabajo, listas desplegables, Notificaciones automáticas, Definiciones , Codificación de documentos

👨🏽‍💻👩🏽‍💻 Recuerda consultar siempre las Buenas prácticas módulo Gestión documental

B. Funcionalidades requeridas

Estas son las opciones mínimas que necesitas parametrizar para que puedas iniciar a usar el módulo. 

1. Configura las alertas y parámetros para tus documentos

2. Crea los tipos de documentos que usan en la organización

Para crear los documentos y formatos en KAWAK® tienes tres opciones, estas manejan flujos diferentes, los describimos a continuación :

• Crear un documento o formato NUEVO, son los documentos del sistema de gestión en versión 1
• Crear un documento o formato en NUEVA VERSIÓN de un documento implementado que ya esté en KAWAK®
• Crear un documento o formato MIGRADO, de un documento que existe en tu sistema de gestión y fue implementado con anterioridad y no está en KAWAK®

Ten en cuenta que si tus documentos tipo procedimiento, manuales, entre otros, llevan asociado formatos del sistema, te sugerimos iniciar con la creación de tus documentos tipo formatos, con el fin que estén listos para asociarlos a los tipos de documentos mencionados.

3. FORMATOS, al crear el formato existen tres opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

• Tipo Archivo (Office, PDF)
• Tipo Formulario
  
• Tipo Edición en línea
  
  
• Configura el contenido del formato

4. DOCUMENTOS, al crear el documento existen dos opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

• Tipo Archivo (Office, PDF)
• Tipo Edición en línea

5. Consulta tus documentos y formatos vigentes en los Listados maestros

C. Funcionalidades de optimización

Estas opciones te permitan aprovechar aún más el software.

• REGISTROS, existen tres opciones para generar los registros, estas van asociadas al tipo de formato creado, a continuación las alternativas:
  
  - Tipo archivo

  

  - Tipo formulario
  - Tipo edición en línea
• Aprobar registros Si tus formatos requieren aprobación o antes manejabas firmas físicas en el, esta funcionalidad es la indicada

• Evaluar registros Si requieres medir la oportunidad de respuesta o gestión puedes usar esta funcionalidad

• Realiza seguimiento a los registros o expórtalos Esto te permite agregar comentarios una vez son aprobados los registros y exportar todos los registros generados de un formato

• Crea la caracterización de tu proceso con las plantillas de KAWAK®
  
  
• Crea los documentos externos a tu Organización y vinculados a tus Documentos internos

• Realiza las solicitudes de Creación, Modificación o Eliminación de documentos o formatos desde el software

• Genera Reportes de la Información del modulo para tu gestión

• Consulta la trazabilidad de los cambios de versión de tus documentos y formatos

• Consulta los documentos obsoletos

• Conoce las funcionalidades de la papelera de reciclaje

• Conoce los pendientes del módulo

D. Funcionalidades opcionales

Tú decides si requieres parametrizar estas opciones, según las necesidades y alcance que le quieran dar al módulo en tu empresa.

• Configura campos adicionales en la creación de documentos, formatos y en las solicitudes de documentos

• Conoce los reportes que puedes generar de la información de tus documentos
  
• Configura un dashboard con información relevante del módulo

• Genera un informe de gestión con la información de tus documentos

E. Módulos con los que conecta

Se conecta con las opciones de los siguientes módulos:

• Auditorías, Itinerarios
• Riesgos, Administración de riesgos
• Gestión ambiental, Listado maestro de documento y Listado maestro de formatos