Ruta de aprendizaje Gestión documental

Sigue este paso a paso y lograrás auto implementar e iniciar a llevar toda tu gestión documental en kawak®.

Actualización 21 de junio de 2024                             Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

 

Te sugerimos ingresar a la configuración  de Youtube y dejar la Velocidad de reproducción en 1.5

• 0:21 Explicación alcance solución “Gestión Documental”
• 1:47 Ingreso a gestión documental
• 3:20 Configuración propia de gestión documental.
• 14:17 Importancia de seguir la ruta de aprendizaje.
• 14:48 Configuración tipo de documento.
• 24:10 Crear documentos con sus respectivos tipos.
• 25:20 Listado único de documentos.
• 28:01 Listado único de documentos, diferencia entre documentos vigentes y en proceso.
• 29:40 Listado único de documentos, documentos próximos a “Vencer”
• 34:32 Uso del boletín
• 35:37 Uso e importancia de la revisión de documento
• 36:38 Documentos “Vencidos”
• 41:10 Uso de la opción “Búsqueda Avanzada”
• 42:30 Crear un documento
• 51:48 Uso de la herramienta “opciones” en un documento.
• 53:00 Crear contenido al documento.
• 1:00:10 Crear documento tipo “Formato”
• 1:00:43 Buena práctica al crear un formato
• 1:07:34 Crear contenido al formato.
• 1:18:28 Tips al finalizar el contenido del formato
• 1:19:05 Diligenciamiento/completar formato
• 1:24:38 Documentos externos
• 1:27:55 Documentos obsoletos
• 1:30:05 Papelera de reciclaje (documentos eliminados de obsoletos)
• 1:31:31 Revisión por documento
• 1:32:40 Solicitar documento.
• 1:36:34 Seguimiento del documento.
• 1:37:24 Reportes

Al hacer clic en el vínculo de cada numeral abres el artículo que explica el ítem

A. Requisitos previos 

Antes de iniciar a parametrizar las opciones del módulo configura las siguientes opciones: 
Usuarios, Cargos, Permisos, Procesos, Normatividad, Centros de trabajo, listas desplegables, Notificaciones automáticas, Definiciones , Codificación de documentos

👨🏽‍💻👩🏽‍💻 Recuerda consultar siempre las Buenas prácticas módulo Gestión documental

B. Funcionalidades requeridas

Estas son las opciones mínimas que necesitas parametrizar para que puedas iniciar a usar el módulo. 

1. Configura las alertas y parámetros para tus documentos

2. Crea los tipos de documentos que usan en la organización

Para crear los documentos y formatos en KAWAK® tienes tres opciones, estas manejan flujos diferentes, los describimos a continuación :

• Crear un documento o formato NUEVO, son los documentos del sistema de gestión en versión 1
• Crear un documento o formato en NUEVA VERSIÓN de un documento implementado que ya esté en kawak®
• Crear un documento o formato MIGRADO, de un documento que existe en tu sistema de gestión y fue implementado con anterioridad y no está en kawak®

Ten en cuenta que si tus documentos tipo procedimiento, manuales, entre otros, llevan asociado formatos del sistema, te sugerimos iniciar con la creación de tus documentos tipo formatos, con el fin que estén listos para asociarlos a los tipos de documentos mencionados.

3. FORMATOS, al crear el formato existen tres opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

• Tipo Archivo (Office, PDF)
• Tipo Formulario
  
• Tipo Editor de texto
  
  
• Configura el contenido del formato

4. DOCUMENTOS, al crear el documento existen dos opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

• Tipo Archivo (Office, PDF)
• Tipo Edición de texto

5. Consulta todos tus documentos desde el Listado Único de Documentos

C. Funcionalidades de optimización

Estas opciones te permitan aprovechar aún más el software.

• REGISTROS, existen tres opciones para generar los registros, estas van asociadas al tipo de formato creado, a continuación las alternativas:
  
  - Tipo archivo

  

  - Tipo formulario
  - Tipo editor de texto
• Aprobar registros Si tus formatos requieren aprobación o antes manejabas firmas físicas en el, esta funcionalidad es la indicada

• Evaluar registros Si requieres medir la oportunidad de respuesta o gestión puedes usar esta funcionalidad

• Realiza seguimiento a los registros o expórtalos Esto te permite agregar comentarios una vez son aprobados los registros y exportar todos los registros generados de un formato

• Crea la caracterización de tu proceso con las plantillas de kawak®
  
  
• Crea los documentos externos a tu Organización y vinculados a tus Documentos internos

• Realiza las solicitudes de Creación, Modificación o Eliminación de documentos o formatos desde el software

• Genera Reportes de la Información del modulo para tu gestión

• Consulta la trazabilidad de los cambios de versión de tus documentos y formatos

• Consulta los documentos obsoletos

• Conoce las funcionalidades de la papelera de reciclaje

• Conoce los pendientes del módulo

D. Funcionalidades opcionales

Tú decides si requieres parametrizar estas opciones, según las necesidades y alcance que le quieran dar al módulo en tu empresa.

• Configura campos adicionales en la creación de documentos, formatos y en las solicitudes de documentos

• Conoce los reportes que puedes generar de la información de tus documentos
  
• Configura un dashboard con información relevante del módulo

• Genera un informe de gestión con la información de tus documentos

E. Módulos con los que conecta

Se conecta con las opciones de los siguientes módulos:

• Auditorías, Itinerarios
• Riesgos, Administración de riesgos
• Gestión ambiental, Listado maestro de documento y Listado maestro de formatos