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en el vínculo de cada numeral y consulta el artículo que explica el ítem y recuerda usar las Buenas prácticas de Gestión documental
A. Requisitos previos
Antes de iniciar a parametrizar las opciones de Gestión documental configura las siguientes opciones:
Usuarios, Cargos, Permisos, Procesos, Normatividad, Centros de trabajo, listas desplegables, Notificaciones automáticas, Definiciones , Codificación de documentos
B. Funcionalidades requeridas
Estas son las opciones mínimas que necesitas parametrizar para que puedas iniciar a usar Gestión documental:
1. Configura las alertas y parámetros para tus documentos
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2. Crea los tipos de documentos que usan en la organización
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Para crear los documentos y formatos en kawak® tienes tres opciones, estas manejan flujos diferentes, los describimos a continuación :
- Crear un documento o formato NUEVO, son los documentos del sistema de gestión en versión 1
- Crear un documento o formato en NUEVA VERSIÓN de un documento implementado que ya esté en kawak®
- Crear un documento o formato MIGRADO, de un documento que existe en tu sistema de gestión y fue implementado con anterioridad y no está en kawak®
Ten en cuenta que si tus documentos tipo procedimiento, manuales, entre otros, llevan asociado formatos del sistema, te sugerimos iniciar con la creación de tus documentos tipo formatos, con el fin que estén listos para asociarlos a los tipos de documentos mencionados.
3. FORMATOS, al crear el formato existen tres opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:
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4. DOCUMENTOS, al crear el documento existen dos opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:
- Tipo Archivo (Office, PDF)
- Tipo Edición de texto
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Si requieres agregar un flujograma en el editor de texto 📖 lee este artículo: Conoce qué alternativas tienes para agregar flujogramas en tu documentación
5. Consulta todos tus documentos desde el Listado Único de Documentos
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C. Funcionalidades de optimización
Estas opciones te permitan aprovechar aún más el software.
- REGISTROS, existen tres opciones para generar los registros, estas van asociadas al tipo de formato creado, a continuación las alternativas:
- Tipo archivo
- Tipo formulario%205.10.16%20p.%20m.-1.png?width=600&height=212&name=Captura%20de%20pantalla%202019-08-13%20a%20la(s)%205.10.16%20p.%20m.-1.png)
- Tipo editor de texto
- Aprobar registros Si tus formatos requieren aprobación o antes manejabas firmas físicas en el, esta funcionalidad es la indicada
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- Evaluar registros Si requieres medir la oportunidad de respuesta o gestión puedes usar esta funcionalidad
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- Realiza seguimiento a los registros o expórtalos Esto te permite agregar comentarios una vez son aprobados los registros y exportar todos los registros generados de un formato
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- Crea la caracterización de tu proceso con las plantillas de kawak®
- Crea los documentos externos a tu Organización y vinculados a tus Documentos internos
- Realiza las solicitudes de Creación, Modificación o Eliminación de documentos o formatos desde el software
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D. Funcionalidades opcionales
Tú decides si requieres parametrizar estas opciones, según las necesidades y alcance que le quieran dar al módulo en tu empresa.
- Definiciones, crea las definiciones o términos de tu sistema
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- Configura campos adicionales en la creación de documentos, formatos y en las solicitudes de documentos
- Conoce los reportes que puedes generar de la información de tus documentos
- Configura un dashboard con información relevante de tu documentación
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E. Soluciones con los que conecta Gestión documental
Se conecta con las siguientes opciones:
- Auditorías, Itinerarios
- Riesgos, Administración de riesgos
- Gestión ambiental, Listado maestro de documento y Listado maestro de formatos
¿Tienes alguna duda para implementar las opciones descritas en esta ruta de aprendizaje? Programa una sesión virtual de gestión de dudas 📆 Nuestro equipo está listo y dispuesto para ayudarte a despejarlas. ¡Te esperamos!