Rutas de aprendizaje kawak®
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      Ruta de aprendizaje Gestión documental

      Sigue este paso a paso y lograrás auto implementar e iniciar a llevar toda tu gestión documental en kawak®.

      Actualización 02 de septiembre de 2024                        Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

      Nueva llamada a la acción

       

      Te sugerimos ingresar a la configuración configuracion-2 de Youtube y dejar la Velocidad de reproducción en 1.5 velocidad_reproduccion
      • 0:21 Explicación alcance solución “Gestión Documental”
      • 1:47 Ingreso a gestión documental
      • 3:20 Configuración propia de gestión documental.
      • 14:17 Importancia de seguir la ruta de aprendizaje.
      • 14:48 Configuración tipo de documento.
      • 24:10 Crear documentos con sus respectivos tipos.
      • 25:20 Listado único de documentos.
      • 28:01 Listado único de documentos, diferencia entre documentos vigentes y en proceso.
      • 29:40 Listado único de documentos, documentos próximos a “Vencer”
      • 34:32 Uso del boletín
      • 35:37 Uso e importancia de la revisión de documento
      • 36:38 Documentos “Vencidos”
      • 41:10 Uso de la opción “Búsqueda Avanzada”
      • 42:30 Crear un documento
      • 51:48 Uso de la herramienta “opciones” en un documento.
      • 53:00 Crear contenido al documento.
      • 1:00:10 Crear documento tipo “Formato”
      • 1:00:43 Buena práctica al crear un formato
      • 1:07:34 Crear contenido al formato.
      • 1:18:28 Tips al finalizar el contenido del formato
      • 1:19:05 Diligenciamiento/completar formato
      • 1:24:38 Documentos externos
      • 1:27:55 Documentos obsoletos
      • 1:30:05 Papelera de reciclaje (documentos eliminados de obsoletos)
      • 1:31:31 Revisión por documento
      • 1:32:40 Solicitar documento.
      • 1:36:34 Seguimiento del documento.
      • 1:37:24 Reportes

      Al hacer clic en el vínculo de cada numeral abres el artículo que explica el ítem

      A. Requisitos previos 

      Antes de iniciar a parametrizar las opciones del módulo configura las siguientes opciones: 
      Usuarios, Cargos, Permisos, Procesos, Normatividad, Centros de trabajo, listas desplegables, Notificaciones automáticas, Definiciones , Codificación de documentos

      👨🏽‍💻👩🏽‍💻 Recuerda consultar siempre las Buenas prácticas módulo Gestión documental

      B. Funcionalidades requeridas

      Estas son las opciones mínimas que necesitas parametrizar para que puedas iniciar a usar el módulo. 

      1. Configura las alertas y parámetros para tus documentos

      2. Crea los tipos de documentos que usan en la organización

      Para crear los documentos y formatos en kawak® tienes tres opciones, estas manejan flujos diferentes, los describimos a continuación :

      • Crear un documento o formato NUEVO, son los documentos del sistema de gestión en versión 1
      • Crear un documento o formato en NUEVA VERSIÓN de un documento implementado que ya esté en kawak®
      • Crear un documento o formato MIGRADO, de un documento que existe en tu sistema de gestión y fue implementado con anterioridad y no está en kawak®

      Ten en cuenta que si tus documentos tipo procedimiento, manuales, entre otros, llevan asociado formatos del sistema, te sugerimos iniciar con la creación de tus documentos tipo formatos, con el fin que estén listos para asociarlos a los tipos de documentos mencionados.

      3. FORMATOS, al crear el formato existen tres opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

      4. DOCUMENTOS, al crear el documento existen dos opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

      5. Consulta todos tus documentos desde el Listado Único de Documentos

      C. Funcionalidades de optimización

      Estas opciones te permitan aprovechar aún más el software.

      • Evaluar registros Si requieres medir la oportunidad de respuesta o gestión puedes usar esta funcionalidad

      Solicitud_Demo-2

      D. Funcionalidades opcionales

      Tú decides si requieres parametrizar estas opciones, según las necesidades y alcance que le quieran dar al módulo en tu empresa.

      E. Soluciones con los que conecta Gestión documental

      Se conecta con las siguientes opciones:

      soporteKawak
      ¿Tienes alguna duda para implementar las opciones descritas en esta ruta de aprendizaje? Programa una sesión virtual de gestión de dudas 📆 Nuestro equipo está listo y dispuesto para ayudarte a despejarlas. ¡Te esperamos!